Cómo reclamar una factura impagada o vencida en España. Te desvelamos todas las claves. 

En el mundo empresarial español, gestionar facturas impagadas es un desafío que puede afectar seriamente la liquidez y salud financiera de tu negocio. Conocer el proceso correcto para reclamar estos pagos es crucial. En este artículo, exploramos todo lo que necesitas saber sobre cómo reclamar una factura impagada, desde el marco legal hasta los procedimientos prácticos.

Plazo para reclamar una factura impagada

La Ley 42/2015 modificó el Código Civil, reduciendo el plazo de prescripción para reclamar deudas de 20 años a 5 años. Esto significa que los acreedores tienen un plazo limitado para reclamar el pago de la factura después de su fecha de vencimiento. No obstante, el tiempo límite para exigir el pago de una factura varía dependiendo del destinatario de esta. A continuación, desglosamos estos plazos según el tipo de deudor:

• Entre empresas y autónomos: Generalmente, el plazo es de 5 años para poder reclamar el pago de facturas impagadas, con la excepción de Cataluña, donde el plazo se reduce a 3 años.
• Facturas emitidas a particulares: En este caso el periodo para la reclamación es de 3 años.
• En el ámbito de las administraciones públicas: El tiempo permitido para reclamar el pago se extiende a 4 años.

Es crucial tener presente que estos plazos pueden variar dependiendo de la naturaleza específica de la deuda. Por ejemplo:

• Las deudas resultantes de préstamos personales, impagos de alquiler o deudas por suministros (como agua, electricidad o teléfono) poseen un plazo de prescripción de 5 años.
• En contraste, las deudas relacionadas con servicios de hospedaje o servicios profesionales proporcionados por profesionales del derecho (abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores) tienen un plazo de prescripción más corto, de 3 años.
• Por otro lado, las deudas hipotecarias se destacan por tener el plazo de prescripción más prolongado, alcanzando los 20 años desde la fecha de incumplimiento.

Estas diferenciaciones subrayan la importancia de una gestión diligente y un conocimiento detallado de las leyes aplicables, para asegurar que las reclamaciones de deudas se realicen dentro de los marcos temporales legales, evitando así la pérdida del derecho a reclamar.

Cómo reclamar una factura impagada o vencida. Los pasos que te recomendamos seguir.

Para reclamar una factura impagada de manera efectiva, es esencial seguir un procedimiento organizado y considerar todas las opciones disponibles para resolver el problema. A continuación, se describen los pasos detallados para abordar esta situación:

1. Revisión de la documentación
   

   Antes de iniciar cualquier acción de reclamación, es crucial verificar la precisión de la factura impagada. Esto incluye confirmar las cantidades, la fecha de vencimiento y los detalles de los productos o servicios proporcionados. Además, revisa el contrato y las condiciones de pago acordadas, y asegúrate de tener un registro de todas las comunicaciones previas intentando resolver el pago.

2. Comunicación formal
   

   El primer paso hacia la resolución suele ser el envío de un recordatorio formal. Una carta o un correo electrónico recordando al deudor sobre la factura pendiente y solicitando el pago puede ser suficiente. Si no recibes respuesta, procede con un requerimiento de pago más formal, especificando un plazo claro para el pago.

3. Negociación
   

   Si el problema persiste, intenta comunicarte directamente con el deudor para encontrar una solución negociada. En algunos casos, ofrecer un plan de pago puede ser una manera efectiva de recibir los fondos adeudados, especialmente si el deudor enfrenta dificultades financieras.

4. Reclamación prejudicial
   

   Si los intentos de comunicación y negociación no resultan, puedes optar por enviar un requerimiento de pago a través de un burofax o mediante un notario. Esto proporciona una evidencia formal de tu intento de reclamar la deuda.

5. Procedimiento monitorio
   

   Para deudas que no excedan los 6.000 euros, el procedimiento monitorio es una opción eficiente. Presenta la documentación necesaria ante el juzgado, incluyendo la factura impagada y cualquier otro documento que demuestre la deuda. Este procedimiento permite una resolución rápida sin necesidad de un proceso judicial completo.

6. Proceso judicial
   

   Para deudas mayores o si el procedimiento monitorio no es aplicable, puede ser necesario iniciar un proceso judicial. Este paso requiere la presentación de una demanda, la aportación de pruebas y, posiblemente, la asistencia a una audiencia judicial.

7. Ejecución de la sentencia
   

   Una vez que se obtiene una sentencia a favor, y si el deudor aún se niega a pagar, el siguiente paso es solicitar al juzgado la ejecución de la sentencia. Esto puede incluir el embargo de bienes o cuentas bancarias del deudor.

¿Se pueden reclamar comisiones por impago de facturas?

Sí, es posible reclamar comisiones por impago según el contrato establecido entre las partes. Sin embargo, estas comisiones deben estar claramente especificadas en el acuerdo de servicio o venta inicial para ser legalmente exigibles. La Ley de Morosidad regula los plazos y las condiciones bajo las cuales los acreedores pueden imponer penalizaciones financieras por retrasos en los pagos, incluyendo comisiones por impago. Es importante revisar detenidamente los términos del contrato y, si es necesario, consultar a un profesional legal para asegurar que las comisiones por impago sean justas y estén conforme a la ley.

¿Qué sucede si la empresa o persona morosa fallece?

Si la persona o representante legal de la empresa deudora fallece, la deuda no se extingue. Se transfiere a sus herederos o sucesores legales. Para reclamar la deuda, el acreedor debe dirigirse a los herederos, quienes asumen la responsabilidad de las obligaciones pendientes del fallecido, dentro del límite del valor de la herencia recibida. Es recomendable buscar asesoramiento legal para navegar este proceso complejo y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes.

¿Debo declarar las facturas impagadas aunque no las haya cobrado?

La respuesta a esta cuestión varía según el régimen fiscal al que se acoja el negocio, pero generalmente, la normativa fiscal española exige la declaración de ingresos en el momento en que se emite la factura, independientemente de si el pago ha sido recibido o no.

Bajo el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como simplificada, los ingresos se consideran devengados en el momento de la emisión de la factura, lo que implica la obligación de declarar estos ingresos en el periodo impositivo correspondiente, aun cuando el cobro efectivo no se haya realizado.

Sin embargo, para aquellos que operan bajo el régimen de estimación objetiva o módulos, el criterio de caja, que considera los ingresos en el momento en que efectivamente se cobran, podría aplicarse siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

Además, es importante tener en cuenta que existen mecanismos y procedimientos dentro del sistema tributario que permiten ajustar situaciones donde las facturas declaradas como ingresos no sean finalmente cobradas, conocidas como pérdidas por insolvencias. Para aplicar dichos ajustes, es necesario seguir los procedimientos específicos establecidos por la ley, que incluyen, entre otros, demostrar el intento de cobro de la factura impagada y su posterior incobrabilidad.

La correcta gestión y declaración de facturas impagadas es esencial para evitar discrepancias con la Agencia Tributaria. Por ello, consultar con un asesor fiscal que ofrezca orientación específica adaptada a las circunstancias particulares de cada negocio y régimen fiscal se convierte en una estrategia prudente y recomendable. En Gestae, te ofrecemos el asesoramiento experto que necesitas para navegar estas y otras complejidades del sistema tributario español, asegurando así el cumplimiento fiscal y la optimización de tu carga tributaria.

Importancia de la asesoría profesional

Dada la complejidad del proceso y las variaciones en la ley, consultar con un profesional legal para abordar los impagos es fundamental. Un abogado especializado puede ofrecer asesoramiento personalizado, ayudarte a navegar el proceso legal y aumentar tus posibilidades de recuperar la deuda.

Recuerda que cada caso es único y puede requerir un enfoque diferente. Mantener una actitud proactiva y buscar asesoramiento profesional cuando sea necesario son aspectos clave para manejar efectivamente una factura impagada.

Si te preguntas cómo reclamar una factura impagada, la respuesta está en el apoyo experto. No dejes que las facturas vencidas afecten la salud financiera de tu empresa. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a gestionar eficazmente tus reclamaciones y proteger tus intereses.