¿Cómo negociar los plazos de pago con proveedores?
Todas las empresas cuentan con una serie de proveedores que le suministran desde la luz, agua, conexiones, materias primas de productos, etcétera. Con todos ellos se firma un método de pago. Basándonos en ello la empresa debe controlar los gastos fijos y variables para disponer de capital suficiente para hacer frente a ellos. Estos plazos o métodos de pago pueden ir marcados por el proveedor, por la empresa o se pactan entre ambos. Pero, ¿cómo negociar los plazos de pago con proveedores?
Pago a los proveedores
Todos los meses hay que abonar a los proveedores las diferentes facturas que nos llegan. Lo cierto es que a la hora de controlar estos pagos, lo ideal, lograr aumentar contractualmente hablando los tiempos en los que pagamos a las compañías suministradoras. Conseguir esto va a permitir aumentar nuestro periodo medio de pago, lo que impactará positivamente en el flujo de caja pudiendo financiar operaciones con ese dinero que se tiene retenido.
Para lograr este objetivo hay que contar con una buena gestión de pago a proveedores. Es decir realizar correctamente y de forma eficaz todos los trámites administrativos y financieros necesarios para ello. Cuando contratamos un nuevo proveedor es momento de negociar la forma y los tiempos de pago. Pero también será importante hacer una revisión de sistema de pago a los ya existentes.
El pago a los proveedores, normalmente, se realiza a través de transferencias bancarias. Con este método se puede jugar un poco con las fechas pues se tiene el control para realizar el pago, por lo que ante una posible tensión de tesorería se puede actuar. Se puede también abonar los productos o servicios del proveedor a través de recibos o Direct debits. Es el propio proveedor el que realizará el cargo automáticamente el día fijado. Este método hace que la empresa pierda todo el control de los pagos. O bien se puede abonar a través de cheques o pagarés. Este sistema también puede aumentar el periodo medio de pago.
¿Qué se puede hacer para controlar los pagos?
La relación con los proveedores debe ser fluida y para poder negociar con ellos debemos tener el camino allanado y preparado. Para ello, deberemos tener una buena política interna en la empresa para controlar los procesos de pago asegurando los recursos necesarios para cumplir con los plazos.
Para ello, deberemos tener en cuenta el día de pago. La empresa deberá tener fijado un día al mes para realizar todos los pagos a proveedores. Se debe evitar el pago al contado de los servicios que puede generar tensión innecesaria en la tesorería. De esta forma, el departamento financiero y de administración sabrá para qué día debe tener preparados los fondos necesarios para cumplir las diferentes obligaciones. Con ello se demuestra ser una empresa seria y se genera la confianza necesaria para que la relación funcione correctamente.
Si la gestión de la tesorería es excelente y se tiene disponibilidad, una buena opción es el pronto pago. Con esta posibilidad se puede negociar con los proveedores algún descuento por pronto pago, ganado así margen en la venta. Para mejorar también la relación con los proveedores se puede ofrecer garantías de cobro con el objetivo de ajustar los plazos.
¿Cómo negociar los plazos de pago con proveedores difíciles?
Los plazos de pago a proveedores suelen realizarse a 30, 60 o 90 días. El objetivo de poner estos plazos es el de obtener liquidez para hacer frente a las deudas. Lo más aconsejable es negociar un periodo de 30-60 días. Este plazo permitirá que cuando se tenga que hacer frente al pago de la factura por los servicios prestados, la empresa habrá vendido sus productos y tendrá liquidez. Por ley, el plazo máximo de pago es de 30 días naturales (incluidos festivos y vacaciones) empezando a contar desde el momento en el que se prestan los servicios contratados. Sin embargo, siempre se puede negociar con el proveedor. Pero, ¿cómo negociar los plazos de pago con proveedores?
Con el fin de optimizar la tesorería de la empresa, los responsables deberían tener en cuenta la programación de las compras, ya que hay determinadas materias primas o servicios que se van a necesitar para desarrollar el producto, manteniendo así un stock óptimo para alcanzar los objetivos.
Además, habrá que buscar los mejores proveedores del mercado, los más sólidos y los que mejores condiciones ofrezcan a la hora de llevar a cabo el servicio. De hecho, los expertos recomiendan disponer de varios proveedores y realizar una comparativa entre ellos para tomar en cada momento la mejor decisión en beneficio de la empresa.
Mantener un contacto continuo con el proveedor, mantener reuniones y realizar visitas de vez en cuando es recomendable, así como tratarlo como un aliado estratégico.
Para negociar con los proveedores difíciles habrá que, en primer lugar, realizar una comparativa entre los precios y servicios de nuestro proveedor con otros. La empresa deberá planificar un proceso de negociación con el fin de obtener ventaja estratégica en el momento en el que llegue el día de la negociación. Deberá ser el responsable de la toma de decisiones del departamento o empresa quien lleve a cabo la negociación.
