¿Qué tener en cuenta para que tus empleados realicen el teletrabajo?

Antes del confinamiento decretado en España en marzo de 2020 por la pandemia del Covid-19, el teletrabajo era insignificante en las empresas españolas. La crisis del coronavirus obligó a implantar el teletrabajo de forma rápida y sin a penas organización en la mayoría de los casos. Tras esta obligada experiencia surge esta pregunta: ¿Qué tener en cuenta para que tus empleados realicen el teletrabajo?

¿Qué tener en cuenta para que tus empleados realicen el teletrabajo?

Esta forma de desarrollar la actividad laboral se puede definir como la manera de trabajar en la que no es necesaria la presencia del empleado en ningún centro de trabajo, ya que se desempeña a distancia a través de las nuevas tecnologías.

Se considera teletrabajo cuando el trabajador desarrolla su actividad mayoritaria o completamente en un espacio distinto al de la empresa o incluso en su domicilio. De manera que para considerar que existe teletrabajo o trabajo a distancia, como mínimo se debe realizar el 30% de la jornada laboral en un lugar distinto al centro de trabajo de la empresa, durante un período de referencia de 3 meses, y utilizando para ello las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC).

Una de las principales ventajas del teletrabajo para el empleado es la conciliación de la vida laboral y familiar.

El teletrabajo es de carácter voluntario y debe ser pactado entre ambas partes, empresa y trabajador. Además, habrán de llegar a un acuerdo por escrito sobre las condiciones en las que se desarrollará el trabajo a distancia. El acuerdo puede estar registrado en el convenio colectivo de aplicación o en el propio contrato, ya sea en el momento del contrato o como posterior, pero siempre debe figurar por escrito. Es decir, que en ningún caso podrá el teletrabajo ser obligatorio.

Regulación teletrabajo en España

En España, tras años de falta de regulación (solo había una mención en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores), el 10 de octubre de 2020 entró en vigor la Ley del Trabajo a Distancia. Una nueva normativa que regula el teletrabajo en nuestro país.

Antes de implementar el teletrabajo, el empresario debe tener en consideración una serie de cosas:

• Lo primero que debe hacer es definir los objetivos de cada empleado y hacerlo marcando un tiempo concreto para cuantificar el trabajo realizado, y así, medir la productividad
• La empresa también debe considerar que grupos de empleados son susceptibles a desempeñar su trabajo en remoto. Valorando si el empleado cuenta con el equipo necesario en casa para poder desarrollar su labor (conexión a Internet, por ejemplo). Teniendo en cuenta si la persona está capacitada y tiene la formación requerida para teletrabajar. Además de tener en cuenta la conciliación de la vida familiar y laboral del trabajador.

Derechos del trabajador

Un aspecto muy importante que debe tener en cuenta el empresario son los derechos del teletrabajador, que son los mismos que los del empleado que desempeña sus funciones en el centro de trabajo. Entonces, ¿qué tener en cuenta para que tus empleados realicen el teletrabajo?

• Derecho a promoción profesional: La empresa deberá informar de manera expresa y por escrito al trabajador remoto de las posibilidades de ascenso que se puedan producir en la empresa
• Formación como derecho: Las empresas deberán garantizar la participación en acciones formativas a las personas que trabajan a distancia
• Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas. Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad. Asimismo, se garantizará la atención precisa en el caso de dificultades técnicas
• Derecho al abono y compensación de gastos: el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa. Además, no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral
• Derecho a la desconexión digital: Las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo.
• Derecho al registro horario adecuado: El sistema de registro horario debe reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora dedica a la actividad laboral. Deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada
• Derecho al horario flexible. Respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso. La persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido
• Derecho a la prevención de riesgos laborales. Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo.

La ley también recoge que las empresas deberán tomar medidas «especialmente en el teletrabajo», contra «el acoso sexual, discriminatorio o laboral».

Medios para teletrabajar

Una vez tomada la decisión, la empresa debe dotar al trabajador tanto de los medios de hardware como de software (equipos informáticos, móviles, tablets, licencias, etc.).

Es necesario implementar una buena comunicación entre los teletrabajadores y la oficina, para ello se deben definir los canales de comunicación (correo electrónico, videollamadas, videoconferencias…).

Se deben establecer las herramientas para seguir y planificar el trabajo y la productividad. Hoy en día existen multitud de herramientas que ayudan a la gestión de estos elementos. Las plataformas de gestión de proyectos te permiten crear equipos de trabajo, asignar tareas, ver su avance, comunicarte en directo con los empleados y muchas otras funciones. En todo momento sabrás quién está haciendo qué.

Es recomendable que la empresa realice una supervisión del teletrabajo de forma periódica.

Establecer un control de horarios también es importante para llevar un seguimiento del cumplimiento de la jornada laboral. Una solución puede ser el uso de herramientas de control telemáticas.

Seguridad en las redes y comunicaciones

El teletrabajo implica riesgos de seguridad para la empresa, puesto que los trabajadores a distancia necesitan acceder a la red interna de la compañía para poder desempeñar su labor. Por ello es necesario considerar opciones como usar una conexión VPN para prevenir ataques o virus informáticos, gusanos, caballos de Troya… Lo más recomendable es redactar un guía con las medidas de ciberseguridad de la empresa y un protocolo en el que se explique qué se debe hacer en caso de ser víctimas de un ciberataque

Por último, un aspecto a tener en cuenta a la hora de implementar el teletrabajo es la protección de datos. Es necesario asegurarle el respeto y amparo de la privacidad a los empleados a través de acuerdos personalizados. De esta forma, ninguna corporación puede obligar al personal a distancia a usar dispositivos o cuentas personales. Al contrario, las empresas sí pueden exigir una debida protección de los datos vulnerables. Tales como accesos especiales, claves, plataformas de compra, venta o supervisión de ingresos, entre otras.