Cómo organizar los presupuestos de una empresa

Los presupuestos sirven para hacer una visión global del panorama financiero. Estos se pueden aplicar a las finanzas empresariales como a las domésticas. Tener claras las fuentes de ingresos, así como una previsión de gastos permite tomar las mejores decisiones en cada momento. Pero, ¿cómo organizar los presupuestos de una empresa?

Entre las ventajas que encontramos al trabajar con presupuestos está el control económico de la organización. Los directivos de la misma conocen cuáles son las partidas presupuestarias con las que cuentan y, con esta información, pueden realizar una adecuada planificación de los gastos tomando las mejores decisiones para lograr cumplir con los objetivos de la compañía. Además, de esta manera, se propicia la utilización productiva de los insumos de la empresa y se genera una participación de las diferentes áreas para cumplir un objetivo común. Con todo esto, los planes de acción de la entidad se mantienen dentro de unos límites razonables y calculados.

Pasos para organizar los presupuestos

Elaborar presupuestos no es sencillo. Lo primero a tener en cuenta es los costes fijos que la empresa tiene por el mero hecho de estar abierta. Aquí entrarían todos los gastos fijos y con ello nos referimos al alquiler del local; suministros como agua, luz, gas, entre otros; las amortizaciones; los gastos financieros; impuestos; los pagos a profesionales o empresas externas; el transporte; material de papelería y oficina; o la mano de obra indirecta, es decir aquellos empleados que no intervienen directamente en el proceso productivo.

A esto hay que sumar los costes variables que son, por ejemplo, la mano de obra directa o el coste de las materias primas necesarias para producir. Pero también se tiene que tener en cuenta los variables como el mantenimiento, las reparaciones. De los costes señalados, según el tipo de empresa de la que se esté hablando se puede considerar coste fijo o variable. Ejemplo de ello sería la luz, en una oficia más o menos siempre es el mismo, pero en una industria puede variar en función de los picos de producción.

Lo importante es tener documentado tanto los costes fijos como variables y la fecha en la que se produce cada uno de estos cargos. A este documento de presupuesto deberemos sumar los flujos de efectivo que se tienen y cuando se reciben. Una vez anotado esto será importante calcular el punto de equilibrio, punto de actividad donde los ingresos y los gastos tienen el mismo valor. La fórmula para proceder a su cálculo es: Costos fijos / (Precio de venta unitario – Costo variable unitario) y te ayudará a determinar qué cantidad de productos hay que vender para generar beneficio, además de saber a partir de cuántas ventas es conveniente cambiar un costo variable por uno fijo.

Cómo organizar los presupuestos de una empresa

Además de los costes fijos y variables, el presupuesto debe contemplar los planes de acción, así como los valores, estrategia y objetivos de la empresa. Solo de este modo se comprenden las implicaciones de generar y recaudar fondos por parte de la empresa y el significado de la rentabilidad y el coste-eficiente.

Una vez recopilados todos los gastos deberemos clasificarlos según el destino de los mismos y definiremos las prioridades de gasto. A esto le sumaremos un fondo para cubrir los posibles imprevistos que pueden surgir a lo largo del año.

Es recomendable que cada uno de los departamentos de la compañía cuente con su propio presupuesto con el que lograr cumplir los objetivos particulares marcados por la compañía. Estos presupuestos departamentales deben ser puestos en conocimiento del resto, generando un único documento en el que aparecerán todas las partidas presupuestarias.

Sin embargo, el trabajo presupuestario no acaba aquí, ya que este documento deberá ser revisado periódicamente por el departamento correspondiente, pero también por la junta directiva en general con el objetivo de realizar los ajustes pertinentes.

Los presupuestos son estimaciones de cómo va a ir el año. Por ello, es normal que no se ajusten del todo a la realidad. Además, se calculan basándose en los ingresos y gastos generados en meses u años pasados. Es importante adaptarlos a la realidad y, como se ha comentado, verificarlos periódicamente. Por ello, en el documento Excel donde controlemos las metas financieras deberá haber una pestaña estimación presupuestaria y añadiremos otra con el presupuesto real en la que se irán modificando las cantidades mes a mes en función de la realidad de la compañía. Incluso es recomendable añadir una pestaña de comparativa entre el presupuesto estimado y el real, de modo que podremos ver la desviación y, de cara a otro año, ser más precisos en cómo organizar los presupuestos de una empresa.