Formas y herramientas de control de la productividad en el teletrabajo

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Que el teletrabajo, después de año y medio, es algo que ha venido para quedarse no se le escapa a nadie. Sin embargo, para realizar un teletrabajo productivo no solo hay que tener los equipos y herramientas necesarias para realizarlo, o una buena conexión a internet. Todos necesitan herramientas para compartir proyectos, archivos, ideas, efectuar reuniones y realizar una supervisión de la productividad de cada uno de los empleados. Por ello recopilamos las mejores formas y herramientas de control de la productividad en el teletrabajo.

Formas y herramientas de control de la productividad

Tener al empleado en la oficina nunca ha sido sinónimo de productividad. Como en todo, hay empleados que rinden más que otros. Por ello, y gracias a la pandemia, las empresas se han dado cuenta de que la presencialidad en muchos de los casos no es obligatoria. Incluso los mismos empleados al trabajar a distancia se vuelven más productivos. Sin embargo, las empresas necesitan tener distintas formas y herramientas de control de la productividad en el teletrabajo.

Entre las diferentes opciones que se encuentran en el mercado Effiwork se convierte en una bastante recomendable. Este software de medición de productividad que ayuda las empresas a gestionar los empleados. Es un sencillo sistema que monitoriza cien por cien de modo automática cada usuario, equipo de trabajo, proyecto, etcétera. Por lo que permite realizar una evaluación del desempeño de cada uno de los teletrabajadores.

Otras herramientas

Otras herramientas que sirven para monitorizar y organizar la jornada laboral y que se han popularizado son Slack, Google Workspace o Microsoft Teams. La primera de ellas, Slack, es una plataforma que permite organizar los mensajes a través de canales creando espacios para proyectos o listas de tareas concretas. Esta plataforma permite la sincronización con otras como Google Drive.

Por su parte, encontramos Google Workspace, servicio de Google que proporciona varios productos de Google en un mismo espacio con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Entre las aplicaciones que encontramos están aquellas que trabajan la ofimática en general. Ejemplo de ello son el procesador de textos, hojas de cálculo, correo, compartir pantalla en reuniones virtuales, etcétera. Además, permiten compartir documentos o trabajar a la vez en ellos a través del Drive, mail, Calendar, Drive, Classroom y Hangouts MeetSlack son otras de las que dispone este sistema.

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Si la empresa trabaja con Microsoft una buena herramienta para el teletrabajo es Microsoft Teams. Con eDiscovery los empleados pueden buscar a través de canales y mensajes privados en Teams, así como en el correo electrónico, Skype y demás funcionalidades.

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y android para organizar proyectos. Con este programa se pueden gestionar proyectos y lograr cotas más altas de productividad independientemente de la dinámica de trabajo de tu equipo.

Otras formas de monitorizar es instalar, siempre en los equipos propiedad de la empresa, herramientas como WorkiQ que rastrea el comportamiento informático y proporciona informes sobre el tiempo invertido en aplicaciones ‘productivas’ y ‘no productivas’. También se pueden realizar capturas de pantalla, controlar plazos de entrega, realizar reuniones periódicas… como formas y herramientas de control de la productividad en el teletrabajo.

Ventajas

Entre las diferentes ventajas a la hora de ejecutar el teletrabajo están en primer lugar un aumento en la satisfacción del trabajador que ve como sus tiempos de desplazamiento al trabajo se reducen, así como sus costes. Además, se facilita la conciliación entre la vida laboral y personal. Este hecho provoca un descenso en el estrés del trabajador y un aumento de su felicidad al poder flexibilizar la jornada laboral y aumenta considerablemente la productividad.

La posibilidad de trabajar en remoto ha abierto un camino al tejido empresarial para retener el talento, de forma que se eliminen las barreras geográficas a la hora de realizar las contrataciones.

¿Qué medidas, formas y herramientas de control de la productividad están implantando las empresas?

A las comentadas anteriormente, las empresas pueden añadir algunas medidas para supervisar el cumplimiento de las labores sin quebrantar la ley de protección de datos, ni la ley del teletrabajo. Entre estas medidas se encuentran las encuestas de calidad; diferentes sistemas de control del registro de la jornada como puede ser las horas de conexión a la plataforma, como si del ‘fichar’ se tratara. Algunas empresas también utilizan sistemas de distribución del tiempo de trabajo o fijación de plazos de entrega. Además, de monitorizar la actividad de sus empleados.

¿Qué dice la ley sobre las facultades de control empresarial?

El teletrabajo ya era un sistema regulado por ley desde hace tiempo, aunque antes de la llegada del Covid-19 no era una fórmula extendida. Cabe recordar que las facultades de control empresarial se regulan en el artículo 22 del Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, en donde se determina que «la empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad».

Además, hay que tener en cuenta que en artículo 17 de esta ley se recogen algunas limitaciones al control empresarial, garantizando el derecho a la intimidad y a la protección de datos. Además, la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad del trabajador, sino que debe proporcionarle las herramientas necesarias para realizar el trabajo a distancia.