Compliance tributario: qué es, beneficios y cómo implantarlo en tu empresa

En el complejo mundo de los negocios, el cumplimiento normativo es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de una empresa y evitar problemas legales. Uno de los aspectos más críticos del cumplimiento normativo es el compliance tributario. En esta guía completa, exploraremos a fondo qué implica el compliance tributario o fiscal, cuáles son sus beneficios y cómo puedes implementarlo en tu empresa.

Qué es el compliance tributario o fiscal

El compliance tributario o fiscal es una parte integral del sistema de gestión de compliance que busca controlar los riesgos asociados con el incumplimiento de las leyes fiscales por parte de organizaciones, independientemente de su tamaño o sector de actividad. Este enfoque está diseñado para garantizar el cumplimiento normativo en materia fiscal y reducir al mínimo o eliminar por completo la posibilidad de cometer delitos fiscales, ya sea por desconocimiento, negligencia o intención.

Similar al concepto de compliance penal, el compliance fiscal o tributario se basa en la implementación de una serie de medidas y protocolos destinados a evitar la comisión de delitos fiscales dentro de una organización. Estas medidas no solo buscan prevenir incumplimientos accidentales, sino también actos deliberados de evasión fiscal.

Los sistemas de gestión de compliance tributario tienen como objetivo primordial prevenir y reducir los riesgos tributarios en cualquier tipo de organización, ya sea una pequeña o mediana empresa o una gran corporación, sin importar su campo de actividad. Además, buscan fomentar una mejor relación y cooperación entre las empresas y la Administración tributaria, como la Agencia Tributaria en el caso de España.

Un aspecto fundamental del compliance tributario es su difusión dentro de la organización. Este plan de cumplimiento fiscal debe ser comunicado y comprendido por todos los miembros de la empresa, desde altos directivos hasta empleados de todos los niveles. Esta transparencia garantiza que todos estén al tanto de las políticas y procedimientos establecidos para cumplir con las obligaciones fiscales y prevenir cualquier conducta que pudiera dar lugar a riesgos fiscales o legales.

Obligaciones legales y cumplimiento normativo en materia fiscal

El cumplimiento normativo en materia fiscal implica respetar la normativa tributaria, un conjunto de leyes y regulaciones que rigen la recaudación de impuestos y otras obligaciones fiscales. Esta normativa es amplia y cambia con regularidad, por lo que es crucial que las empresas se mantengan al día con los cambios legislativos que puedan afectarlas.

Una norma importante a considerar es la Norma UNE 19602 , titulada «Sistemas de Gestión de Compliance Tributario: Requisitos con Orientación para su Uso», establece estándares para el cumplimiento tributario y proporciona directrices sobre cómo las empresas pueden garantizar que sus prácticas fiscales cumplan con los requisitos legales.

La Norma UNE 19602, con su enfoque en sistemas de gestión de compliance tributario, facilita la identificación, prevención y detección de riesgos fiscales. Sus objetivos incluyen:

1. Integración en la gestión interna:

   Fomentar que todas las empresas incorporen las prácticas definidas por la norma en sus operaciones internas como parte de un sistema integral de cumplimiento normativo, buena gobernanza y transparencia.

2. Promover la cooperación y la información: 

   Estimular la colaboración y el intercambio de información entre las empresas y la Agencia Tributaria.

3. Evaluación por parte de entidades certificadoras: 

   Someter a revisión, por parte de una entidad certificadora, la correcta implementación, ejecución y seguimiento del sistema de compliance fiscal.

4. Certificación como prueba: 

   Utilizar la certificación como un elemento de prueba válido ante los tribunales y la Administración Tributaria para demostrar el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo.

5. Reducir consecuencias fiscales:

   Minimizar las implicaciones fiscales al identificar las debilidades y los riesgos asociados con el incumplimiento normativo por parte de las empresas.

Beneficios de implementar un sistema de compliance tributario

La implementación de un sistema de compliance tributario ofrece varios beneficios clave para las empresas:

• Reducción de riesgos fiscales: 

Un sistema de compliance bien diseñado ayuda a identificar y mitigar riesgos fiscales, lo que reduce la posibilidad de enfrentar problemas legales o sanciones.

• Cumplimiento de obligaciones tributarias: 

Garantizar que todas las obligaciones tributarias se cumplan a tiempo evita multas y sanciones financieras.

• Prevención de delitos fiscales: 

Cumplir con las obligaciones fiscales y evitar riesgos tributarios es esencial para prevenir la comisión de delitos contra la hacienda pública, lo que podría resultar en consecuencias graves para la empresa y sus directivos.

• Reforzamiento de la imagen y reputación empresarial

La transparencia en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la prevención de delitos contra la Hacienda pública mejoran la percepción de la empresa ante el público y sus stakeholders. La empresa se presenta como comprometida con el cumplimiento fiscal y dispuesta a prevenir, investigar y perseguir cualquier irregularidad internamente, además de cooperar plenamente con las autoridades judiciales.

•  Optimización de la gestión empresarial

La implementación de un sistema de compliance tributario proporciona a los diferentes miembros de la empresa acceso constante a información relevante en materia fiscal y financiera. Esto permite que esta información esté disponible en cualquier momento y se utilice en la toma de decisiones, no solo en situaciones críticas, sino también en las operaciones diarias de la empresa. En resumen, contribuye a una mejor gestión empresarial al tomar decisiones más informadas y eficaces.

Cómo Implantar un sistema de compliance tributario o fiscal

La implantación de un sistema de compliance tributario es un proceso crítico que implica varias etapas:

1. Constituir un equipo de asesores fiscales y abogados:

   Contar con un equipo de expertos en asuntos fiscales y legales es esencial para guiar a la empresa a lo largo del proceso de cumplimiento tributario. Estos profesionales están capacitados para comprender y aplicar la normativa tributaria vigente, así como para proporcionar orientación experta en situaciones fiscales complejas.

2. Evaluación de riesgos fiscales:

   Antes de implementar un sistema de compliance tributario, es crucial identificar y evaluar los riesgos fiscales específicos que enfrenta la empresa. Esto implica realizar un análisis exhaustivo de la situación fiscal actual, identificando posibles áreas de vulnerabilidad y estableciendo una base sólida para futuras acciones de cumplimiento.

3. Diseño de políticas de compliance tributario: 

   Con base en la evaluación de riesgos y la debida diligencia, se deben desarrollar políticas y procedimientos internos que aseguren el cumplimiento normativo en materia fiscal. Estas políticas deben ser claras, específicas y fácilmente comprensibles para todos los miembros de la organización. También deben incluir pautas para la toma de decisiones relacionadas con asuntos fiscales.

4. Establecer herramientas y tecnología para el compliance tributario:

   Contar con un software de gestión contable y fiscal que cumpla con la Ley antifraude y permita la automatización de los procesos contables es esencial en el mundo del compliance tributario. Estas herramientas desempeñan un papel crucial en la prevención de riesgos fiscales y en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
   
   Automatización de procesos contables y fiscales: La automatización de procesos contables y fiscales es una parte fundamental del compliance tributario. Estos sistemas están diseñados para garantizar la precisión de los registros financieros y agilizar la presentación de declaraciones fiscales. Esto no solo mejora la eficiencia operativa de la empresa, sino que también reduce significativamente la posibilidad de errores en los cálculos y registros fiscales.
   
   Cumplimiento con la Ley Antifraude: La Ley antifraude establece requisitos específicos para la gestión y conservación de documentos y registros contables y fiscales. Un software de gestión adecuado debe asegurar que estos requisitos se cumplan rigurosamente. Esto incluye la prevención de la alteración y anulación de facturas, así como la eliminación de la posibilidad de llevar contabilidades paralelas.
   
   Facilitación de auditorías y control: Tener un sistema de gestión que cumpla con los estándares de compliance tributario facilita enormemente las auditorías internas y externas. Los inspectores fiscales pueden acceder fácilmente a la información necesaria y verificar la conformidad con la normativa tributaria, lo que agiliza el proceso y evita problemas innecesarios.

5. Implementación y formación:

   Una vez que se hayan diseñado las políticas de compliance tributario, es esencial llevar a cabo su implementación en toda la organización. Esto implica la formación de los empleados para garantizar que comprendan sus responsabilidades en relación con el cumplimiento tributario. La formación debe ser continua y adaptarse a medida que cambian las leyes fiscales y las circunstancias empresariales.

6. Creación de canales de denuncia:
   

   La creación de canales de denuncia internos es un aspecto importante del compliance tributario. Estos canales permiten a los empleados informar de posibles irregularidades o preocupaciones relacionadas con el cumplimiento fiscal de la empresa de manera confidencial. Tener un sistema de denuncias en su lugar fomenta la transparencia y la rendición de cuentas.

7. Seguimiento y actualización:
   

   El cumplimiento tributario no es estático; las leyes fiscales cambian con el tiempo y las circunstancias de la empresa evolucionan. Por lo tanto, es crucial continuar monitoreando y ajustando el sistema de compliance tributario a medida que cambian las leyes fiscales y las circunstancias empresariales. Esto garantiza que la empresa siga cumpliendo con sus obligaciones tributarias de manera efectiva y que esté preparada para abordar nuevos desafíos fiscales.

La importancia de contar con un equipo de asesores fiscales y abogados

En resumen, el compliance tributario es una parte esencial de la gestión empresarial responsable. Cumplir con las obligaciones fiscales, conocer la normativa tributaria, y establecer un sistema de compliance sólido ayudará a prevenir riesgos fiscales y a mantener una relación sólida con la Agencia Tributaria. Al invertir en el cumplimiento normativo en materia fiscal, tu empresa puede proteger su reputación y sus finanzas a largo plazo.

Recuerda que mantenerse actualizado sobre las regulaciones fiscales cambiantes y contar con un equipo de expertos es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo en todo momento.

Si deseas obtener más información o asistencia sobre cómo implementar un sistema de compliance tributario en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.